Muchos talleres —y otros tipos de negocios, por cierto— todavía utilizan una agenda tamaño A4 para anotar los trabajos del día y planificar tareas futuras.
Este sistema tiene mucho a su favor. No pasa nada si se cae el wifi, no se le agotan las pilas y la única “actualización” se hace una vez al año, generalmente en forma de una nueva agenda gratis facilitada por el proveedor local de repuestos.
No obstante, depender de un registro manual también conlleva inconvenientes que pueden poner en desventaja el taller frente a la competencia.
Llevar el control
Para empezar, será difícil llevar el control de los datos del cliente cuando lo único que se tiene es un nombre, una matrícula y un número de teléfono anotados en una hoja. Obtener los datos de qué trabajos ya se han hecho en el vehículo, o incluso poder recordar al cliente cuándo toca la próxima revisión o ITV, puede resultar complicado por la dificultad de localizar los datos en una agenda de papel. De ahí que pocos talleres que dependen de este tipo de sistema tengan una conexión con el cliente que vaya más allá de un comentario extrañado del tipo: “Pero este coche ya ha estado en el taller, ¿no?”. Como te podrás imaginar, esto no hace nada por consolidar la lealtad del cliente, sobre todo si la última factura que le emitió el taller fue muy alta…
En adelante, no cabe la menor duda de que una vez en uso, el sistema contribuirá a una mayor eficacia en el taller. Incluso el sistema de gestión del taller más básico permitirá al usuario llevar un control de los repuestos pedidos y los costes asociados con cada vehículo. Un sistema más avanzado permite asignar trabajos a determinados mecánicos y llevar un control del inventario y del flujo de trabajo. Muchos de estos sistemas también cuentan con una opción para enviar al cliente un mensaje automatizado que le recuerde cuándo le toca la siguiente revisión o inspección técnica.
Cumplimiento
Otro asunto a tener en cuenta es el de la seguridad de los datos. El almacenamiento de datos es más seguro en un software de gestión del taller que en una agenda de papel. El software permite restringir el acceso a información de confianza, como datos personales de los clientes o registros financieros, y garantizar que esta información solamente la pueda ver o modificar un usuario debidamente autorizado. En cambio, cualquiera que tenga acceso físico a una agenda de papel puede acceder fácilmente a los datos que esta contiene. También está el tema de la suerte que pueda correr la propia agenda. Si bien es cierto que a un libro nunca se le agotarán las pilas, si esta se llegara a perder, robar o destruir, sería un problema mayúsculo. Tratándose de un ordenador, en cambio, se puede hacer una copia de seguridad de forma rápida y a menudo automática, de modo que aunque se produzca algún problema con el equipo físico, el taller podrá reanudar muy pronto su funcionamiento.
Existen diversos sistemas y cuál es el que más conviene dependerá de las necesidades de tu empresa. Dos de los paquetes más populares en el mercado actual son Garage Hive y Dragon 2000 (el cual, a pesar del nombre, es un sistema en plena vigencia). Ambos llevan el control de clientes, facturas, próximos trabajos, etc., y lo que es muy útil, ambos ofrecen la opción de integración con Autodata. Basta que el mecánico introduzca los códigos de avería en el programa de gestión del taller para poder acceder a la información técnica, tiempos de reparación y mucho más.
La configuración de un programa de gestión del taller para una empresa existente que todavía no lo tiene no es poca cosa. Pero siempre valdrá la pena por los beneficios que os dará, como tener un negocio con mayor protección y mejor organizado, así como clientes con mayor probabilidad de volver.