Masser af værksteder – og for den sags skyld andre former for virksomheder – bruger stadig en slidt A4-kalender til at registrere dagens aktiviteter og planlægge kommende begivenheder.
Der er meget godt at sige om dette system. Det lider ikke under WiFi-afbrydelser, løber ikke tør for batteri, skal kun “opgraderes” én gang om året og leveres ofte gratis af din lokale reservedelspartner.
Men at stole på manuel registrering har også nogle ulemper, som kan sætte en ellers godt ledet virksomhed markant bagud i forhold til sine ligemænd.
Administration af oplysninger
For det første vil det være vanskeligt at holde styr på en kundes oplysninger, når man kun har navn, nummerplade og telefonnummer skrevet på en side. At finde oplysninger om, hvilket arbejde der tidligere er udført på en bil, eller bare at være i stand til at minde kunden om, at det er tid til service eller syn, kan være kompliceret, fordi det er svært at navigere i papirkalendere. Det betyder, at de fleste værksteder, som benytter sig af sådan et system, har kunderelationer, der ikke stikker dybere end et forvirret spørgsmål om “har vi set denne bil før?”, når bilen kommer ind. Som du kan forestille dig, hjælper det ikke med at styrke kundeloyaliteten, især ikke hvis de fik en stor regning ved deres forrige besøg…
For det andet kan der ikke være nogen tvivl om, at når først systemet er indført, vil det hjælpe med at forbedre værkstedets effektivitet. Selv et værkstedsstyringssystem på grundniveau vil lade brugeren holde styr på bestilte dele og udgifter til hver enkelt bil. Mere avancerede systemer vil gøre det muligt for brugeren at tildele opgaver til individuelle teknikere og holde styr på lagerbeholdningen og arbejdsgangene. Mange kan også opsættes til automatisk at sende beskeder til kunder for at minde dem om, at det er tid til næste service eller eftersyn.
Overholdelse af regler
Et andet forhold, man skal overveje, er datasikkerhed. Værkstedsstyringssoftware giver mere sikker datalagring end en papirkalender. Man kan begrænse adgangen til følsomme oplysninger, såsom kundeoplysninger eller finansielle oplysninger, og sikre, at det kun er autoriserede brugere, som kan se eller redigere disse oplysninger. I modsætning hertil kan enhver, som har fysisk adgang til en papirkalender, læse oplysningerne i den. Der er også spørgsmålet om, hvad der kan ske med selve kalenderen. Selvom det er sandt, at en bog aldrig løber tør for batteri, er det et kæmpe problem, hvis den bliver væk, stjålet eller ødelagt. I modsætning hertil er det hurtigt og nemt at sikkerhedskopiere en computer, og ofte kan det gøres automatisk, så selv hvis der opstår et problem med den fysiske hardware, kan forretningen hurtigt komme op at køre igen.
Der fås forskellige systemer, og det afhænger af jeres behov, hvilket system, der er det rigtige for jer. To af de mest populære pakker på markedet i øjeblikket er Garage Hive og Dragon 2000 (som trods navnet er et aktuelt system). Begge systemer holder styr på kunder, fakturaer og kommende opgaver osv., og praktisk nok kan de begge integreres med Autodata. Teknikere skal blot indtaste fejlkoder i værkstedsstyringssystemet for at få adgang til teknisk information, reparationstider og mere.
Det behøver ikke at være en skræmmende opgave at opsætte et værkstedsstyringssystem for en eksisterende virksomhed. Men fordelen ved at have en mere sikker og bedre organiseret forretning med kunder, som er mere tilbøjelige til at vende tilbage, vil altid være arbejdet værd.
