Veel garages en ook andere soorten bedrijven vertrouwen nog steeds op een goed om te slaan A4-agenda om de zaken van de dag vast te leggen en toekomstige zaken te plannen.
Er is veel te zeggen over het gebruik van dit systeem. Het heeft geen last van wifi-uitval, crasht niet en de enige ‘upgrade’ die je nodig hebt, is één keer per jaar en wordt meestal gratis verstrekt door je lokale onderdelenleverancier.
Vertrouwen op een handmatig naslagwerk brengt echter ook nadelen met zich mee die een anders goed gerund bedrijf aanzienlijk kunnen benadelen ten opzichte van de concurrentie.
Bijhouden
Om te beginnen zal het moeilijk zijn om de gegevens van de klant bij te houden als u alleen een naam, kenteken en telefoonnummer op een pagina hebt geschreven. Het verkrijgen van gegevens over welk werk eerder aan een voertuig is gedaan, of zelfs de klant eraan kunnen herinneren wanneer hun volgende onderhoudsbeurt of APK moet worden uitgevoerd, kan ingewikkeld zijn. Het is immers moeilijk navigeren in papieren agenda’s en het resultaat is dat weinig garages, die op een dergelijk systeem vertrouwen, een binding met hun klanten hebben die verder gaan dan een verbaasde ‘hebben we deze auto eerder gezien?’ wanneer het voertuig wordt gebracht. Zoals u zich kunt voorstellen, helpt dit niet om de klantloyaliteit te versterken, vooral niet als ze bij hun vorige bezoek een hoge rekening hadden…
Ook kan er geen twijfel over bestaan dat een garagemanagementsysteem (GMS), eenmaal op zijn plaats, de efficiëntie van de garage zal helpen verbeteren. Zelfs een instapmodel GMS laat de gebruiker de bestelde onderdelen en kosten voor elk voertuig bijhouden. Meer geavanceerde systemen stellen de gebruiker in staat om taken toe te wijzen aan individuele technici en de inventaris en workflow bij te houden. Velen kunnen ook worden ingesteld om klanten automatisch te sms’en om hen eraan te herinneren wanneer de volgende service of inspectie moet worden uitgevoerd.
Naleving
Een andere kwestie om te overwegen is die van gegevensbeveiliging. Garagemanagementsoftware biedt een veiligere gegevensopslag dan een papieren agenda. U kunt de toegang tot gevoelige informatie, zoals klantgegevens of financiële gegevens, beperken en ervoor zorgen dat alleen geautoriseerde gebruikers deze informatie kunnen bekijken of bewerken. Een papieren agenda is daarentegen gemakkelijk toegankelijk voor iedereen die er fysiek toegang toe heeft. Er is ook de vraag wat er met de agenda zelf kan gebeuren. Het is waar dat een boek nooit zonder batterij komt te zitten. Maar als het op de een of andere manier verloren gaat of gestolen wordt, dan is er een enorm probleem. Een computer kan daarentegen snel en vaak automatisch veilig worden geback-upt, dus zelfs als er een probleem is met de fysieke hardware, kan het bedrijf zeer snel weer operationeel zijn.
Er zijn verschillende systemen beschikbaar en het hangt af van de behoeften van uw bedrijf welk systeem voor u geschikt is. Op dit moment zijn twee van de meest populaire pakketten op de markt Garage Hive en Dragon 2000 (dat, ondanks de naam, nog steeds een actueel systeem is). Beide houden klanten, facturen en aankomende opdrachten enz. bij. En hanmdig is ook dat beide systemen de mogelijkheid hebben om met Autodata te integreren. Technici kunnen eenvoudig storingscodes in het GMS-programma invoeren voor toegang tot technische informatie, reparatietijden en nog veel meer.
Het opzetten van een GMS voor een bestaand bedrijf dat er geen heeft, kan ontmoedigend zijn. De terugverdientijd van een veiliger, beter georganiseerd bedrijf met klanten die eerder geneigd zijn om terug te keren, zal het echter altijd de moeite waard maken om het gewoon te doen.