O mulțime de service-uri (ba chiar și alte tipuri de companii) se bazează încă pe un registru A4 intens răsfoit pentru a înregistra activitățile din ziua respectivă și pentru a planifica evenimentele viitoare.
Sunt multe de spus în favoarea unui astfel de sistem. Nu este afectat de întreruperile de Wi-Fi, nu se descarcă, iar singurul „upgrade” necesar se face o dată pe an și, de obicei, este oferit gratuit de către furnizorul local de piese de schimb.
Cu toate acestea, dacă vă bazați pe un registru manual, oricât de bine administrată ar fi afacerea voastră, veți avea un dezavantaj semnificativ față de alte service-uri.
Ținerea evidenței
În primul rând, va fi dificil să țineți evidența detaliilor clienților când tot ce aveți este un nume, un număr de înmatriculare și un număr de telefon scrise pe o pagină. Să obțineți detalii despre lucrările efectuate anterior la un vehicul sau chiar să reamintiți clientului când trebuie să efectueze următoarea revizie sau ITP poate fi complicat din cauză că registrele de hârtie sunt dificil de parcurs, iar rezultatul este că puține service-uri care se bazează pe un astfel de sistem au o relație cu clienții lor care să depășească reacția confuză gen „am mai văzut mașina asta?”. După cum vă puteți închipui, aceasta nu ajută la consolidarea loialității clienților, mai ales dacă aceștia au primit o factură mare la vizita anterioară…
Mergând mai departe, este clar că, odată instalat, sistemul va contribui la îmbunătățirea eficienței service-ului. Chiar și un software de bază pentru administrarea service-ului permite utilizatorului să țină evidența pieselor comandate și a costurilor pentru fiecare vehicul. Sistemele mai avansate permit alocarea lucrărilor către anumiți tehnicieni și evidența inventarului și a fluxului de lucru. Multe dintre ele pot fi, de asemenea, configurate pentru a trimite automat mesaje text clienților pentru a le reaminti când trebuie efectuată următoarea revizie sau inspecție.
Conformitatea
Un alt aspect care trebuie luat în considerare este cel al securității datelor. Un software de administrare a service-ului oferă o stocare mai sigură a datelor decât un registru de hârtie. Puteți restricționa accesul la informații sensibile, cum ar fi detaliile clienților sau înregistrările financiare, și vă puteți asigura că numai utilizatorii autorizați pot vizualiza sau modifica aceste informații. Prin comparație, un registru de hârtie poate fi accesat cu ușurință de oricine are acces fizic la el. Mai există o problemă: ce se poate întâmpla cu registrul în sine. Chiar dacă un registru nu poate rămâne fără baterie, dacă este cumva pierdut, furat sau distrus, aveți o problemă majoră. Prin comparație, un computer beneficiază de copii de siguranță rapide și adesea automate, astfel încât, chiar dacă apare o problemă la partea de hardware, afacerea poate fi repusă în funcțiune foarte rapid.
Există diverse sisteme disponibile și alegerea celui mai potrivit pentru voi depinde doar de nevoile afacerii voastre. Două dintre cele mai populare pachete de pe piață în acest moment sunt Garage Hive și Dragon 2000 (care, în ciuda numelui, este încă un sistem foarte actual). Ambele țin evidența clienților, a facturilor, a lucrărilor viitoare etc. și, pentru un plus de utilitate, ambele au opțiunea de a se integra cu Autodata. Tehnicienii trebuie doar să introducă în sistemul de administrare a service-ului codurile de defecțiune pentru a accesa informațiile tehnice, timpii de reparație și multe altele.
Configurarea unui sistem de administrare a service-ului pentru o afacere existentă care nu are unul poate fi descurajantă. Cu toate acestea, avantajul de a avea o afacere mai sigură, mai bine organizată, cu clienți mai dispuși să revină, o face să merite întotdeauna.