Många verkstäder – och även andra typer av företag för den delen – förlitar sig fortfarande på en tummad A4-liggare för att föra register över den dagliga verksamheten och planera framtida projekt.
Det är mycket som talar för användning av det här systemet. Det drabbas inte av WiFi-problem, klappar inte ihop, behöver bara ”uppgraderas” en gång om året och tillhandahålls vanligen kostnadsfritt av din lokala reservdelsleverantör.
Men ett manuellt register innebär även nackdelar som kan medföra att en annars välskött verksamhet hamnar i rejält underläge mot konkurrenterna.
Hålla ordning
Till att börja med blir det svårt att hålla ordning på alla kunduppgifter om du bara har namn, registreringsnummer och telefonnummer nedskrivet på en sida. Att få fram uppgifter om vilket arbete som tidigare utförts på ett fordon, eller att ens kunna påminna kunden när det är dags för nästa service eller kontrollbesiktning kan vara komplicerat därför att det kan vara svårt att navigera i pappersliggare, med resultatet att få verkstäder som förlitar sig på ett sådant system har tillräcklig kontakt med kunderna för att sträcka sig längre än en ”har vi stött på den här bilen förut?”-kommentar när fordonet kommer in. Som du kan föreställa dig så bidrar inte detta till att stärka kundlojaliteten, i synnerhet om de fick en saftig faktura efter det föregående besöket…
När systemet väl är på plats kan det heller inte råda någon tvekan om att det bidrar till bättre effektivitet i verkstaden. Även med ett verkstadshanteringssystem på basnivå kan användaren hålla ordning på delar som beställts och kostnader för varje fordon. Med mer avancerade system kan användaren tilldela jobb till enskilda tekniker och hålla ordning på lager och arbetsflöde. Många kan även konfigureras för att automatiskt skicka textmeddelanden till kunderna för att påminna dem när det är dags för nästa service eller kontroll.
Överensstämmelse
En annan fråga att begrunda handlar om datasäkerhet. Verkstadshanteringsprogram ger säkrare datalagring än en pappersliggare. Du kan begränsa åtkomst till känslig information som t.ex. kundrelaterade eller ekonomiska uppgifter, och säkerställa att bara behöriga användare kan se eller redigera denna information. En pappersliggare kan däremot enkelt läsas av vem som helst som har fysisk åtkomst till den. Sedan är det också problemet med vad som kan hända med själva liggaren. En bok har visserligen aldrig ett urladdat batteri, men om den försvinner eller blir stulen eller förstörd på något sätt så har man ett jätteproblem. En dator medger däremot säker och regelbunden automatisk backup, så även om det uppstår problem med den fysiska hårdvaran så kan verksamheten mycket snabbt komma igång igen.
Det finns olika system att tillgå, och vilket som passar bäst i ditt fall beror på behoven för din verksamhet. Två av de populäraste paketen på marknaden för närvarande är Garage Hive och Dragon 2000 (som trots namnet fortfarande är ett mycket aktuellt system). Båda håller ordning över kunder, fakturor och kommande jobb etc., och båda ger möjlighet till integration med Autodata. Teknikerna knappar enkelt in felkoder i programmet för att få åtkomst till teknisk information, reparationstider och annat.
Att sätta upp ett sådant system för ett befintligt företag som inte tidigare har något kan kännas överväldigande. Men fördelen med att ha en säkrare och mer välorganiserad relation med kunder som är mer benägna att återkomma innebär att det alltid är värt besväret.
