De nombreux garages, tout comme d’autres types d’entreprises, continuent de se fier à un agenda au format A4 bien tenu pour noter les activités de la journée et planifier les événements à venir.
Ce système présente de nombreux avantages. Pas de coupures Internet, pas de batterie déchargée, et la seule « mise à jour » dont vous avez besoin est souvent fournie gratuitement par votre fournisseur de pièces local.
Cependant, ce système manuel présente également des inconvénients qui peuvent désavantager n’importe quelle entreprise bien gérée par rapport à ses concurrents.
Assurer un suivi
Pour commencer, il est difficile de garder une trace des données des clients quand tout ce que vous avez d’écrit sur la page est un nom, une immatriculation et un numéro de téléphone. Il peut être difficile d’obtenir des informations sur les interventions précédentes sur un véhicule, ou même de rappeler à un client quand son prochain contrôle technique est dû car un agenda n’est pas pratique à parcourir. Par conséquent, la plupart des garages ne parviennent pas à créer un lien avec les clients au-delà de la confusion à l’arrivée du véhicule dans l’atelier, lorsque le garage se demande s’il a déjà vu ce véhicule. Comme vous vous en doutez, cela n’aide pas à encourager la fidélité des clients, en particulier s’ils ont dû payer une facture importante lors de leur visite précédente…
Ensuite, une fois en place, le système va indéniablement améliorer l’efficacité du garage. Même un système de gestion de base permet le suivi des pièces commandées et des coûts pour chaque véhicule. Avec les systèmes plus sophistiqués, l’utilisateur peut attribuer des tâches à chaque technicien et organiser un suivi de l’inventaire et du flux de travail. De nombreux systèmes peuvent également être configurés pour envoyer des messages automatiques aux clients pour leur rappeler la date du prochain entretien ou de la prochaine inspection.
Conformité
Un autre problème à prendre en compte est la sécurité des données. Un logiciel de gestion de garage permet un stockage plus sécurisé des données qu’un agenda papier. Vous pouvez limiter l’accès aux données sensibles, comme les informations ou les données financières d’un client, et garantir que seuls les utilisateurs autorisés peuvent les afficher ou les modifier. En revanche, n’importe qui avec un accès physique à l’agenda papier peut consulter ces données. Sans oublier le problème de l’intégrité de l’agenda lui-même. Bien qu’on puisse affirmer qu’un livre n’aura jamais de problème de batterie déchargée, s’il est perdu, volé ou détruit de quelque manière que ce soit, c’est un problème majeur. Par contre, les données d’un ordinateur peuvent être sauvegardées rapidement et en toute sécurité, et souvent automatiquement, donc même en cas de problème avec le matériel physique, l’entreprise peut restaurer les données rapidement.
Plusieurs systèmes sont disponibles, et celui qui vous convient le mieux dépendra de vos besoins. Deux des offres les plus populaires en ce moment sur le marché sont Garage Hive et Dragon 2000 (qui, malgré ce que son nom semble indiquer, est un système bien moderne). Les deux permettent un suivi des clients, des factures et des tâches à venir, etc., et les deux peuvent également s’intégrer à Autodata, ce qui est pratique. Les techniciens n’ont qu’à saisir les codes de défaut dans le système de gestion pour accéder aux informations techniques, aux heures d’intervention, et bien plus encore.
La configuration d’un premier système de gestion de garage pour un atelier peut s’avérer complexe. Cependant, les avantages pour une entreprise plus sécurisée et mieux organisée avec un taux de rétention des clients plus élevé valent toujours le coup de sauter le pas.