Monissa autokorjaamoissa – kuten varmaankin myös muissa liikeyrityksissä – tukeudutaan edelleen hiirenkorvaiseen A4-muistioon päivittäisten ja tulevien toimintojen suunnittelussa.
Eikä siinä mitään, sillä tällä järjestelmällä on useita etuja. Siitä ei voi katketa WiFi-yhteys, sen akku ei voi koskaan loppua ja sen ainoa päivitys on kerran vuodessa esiin kaivettava uusi lehtiö, jonka hyvässä lykyssä saat ilmaiseksi paikalliselta varaosatoimittajalta.
Manuaaliseen kirjanpitoon liittyy kuitenkin haittoja, jotka voivat asettaa muutoin hyvin rullaavan yrityksen kilpailijoita heikompaan asemaan.
Pysy kärryillä
Törmäät vaikeuksiin jo asiakkaan yhteystietojen kanssa, jos sinulla on vain paperille kirjoitettu nimi, rekisterinumero ja puhelinnumero. Autolle aiemmin tehtyjä töitä on vaikea hakea esiin paperimuistiosta, puhumattakaan siitä, että osaisit muistututtaa seuraavasta huollosta tai katsastuksesta. Siksi vain harvat tällaiseen järjestelmään tukeutuvat korjaamot pystyvät luomaan kunnolliset yhteydet asiakaskuntaansa – usein asiakkaan tuomaa autoa tuijotetaan hämmentynein ilmein, että mitä sille nyt pitäisi tehdä. Onkin varsin helppo kuvitella, kuinka vähän tämä edistää asiakasuskollisuutta, varsinkin jos edellisestä käynnistä saatu iso lasku vielä kirvelee muistissa.
Korjaamon toiminnan tehokkuus nousee aivan uudelle tasolle heti hallintajärjestelmään siirryttäessä. Jo perustason korjaamojärjestelmä ottaa haltuun kunkin auton varaosatilaukset ja kustannukset. Kehittyneemmissä järjestelmissä käyttäjä pystyy jakamaan työt kullekin mekaanikolle ja seuraamaan sekä varastotilannetta että töiden edistymistä. Useat järjestelmät osaavat myös automaattisesti lähettää asiakkaalle tekstiviestin seuraavasta huollosta tai tarkastuksesta.
Vaatimustenmukaisuus
Toinen huomioitava seikka on tietoturva. Korjaamon hallintajärjestelmässä kaikki tiedot ovat paperimuistioa paremmassa turvassa. Voit rajoittaa pääsyn arkaluonteisiin tietoihin, kuten asiakas- tai taloustietoihin, ja varmistat vain valtuutettujen käyttäjien mahdollisuuden tarkastella tai muokata näitä tietoja. Sen sijaan paperimuistioa voi lukea kuka tahansa, jos vain saa sen käden ulottuville. Muistion katoaminen kokonaan puolestaan aiheuttaisi vakavia ongelmia. Vaikka muistion akku ei voikaan tyhjentyä, sen varastaminen tai tuhoutuminen olisi pienimuotoinen katastrofi. Tietokone puolestaan varmuuskopioidaan turvallisesti, nopeasti ja usein myös automaattisesti, joten laitteiston vikaantuessa yrityksen toimintaa voidaan heti jatkaa varmuuskopioiden avulla.
Saatavilla on useita erilaisia järjestelmiä, ja valinta niiden välillä tehdään omien tarpeiden mukaisesti. Suosittuihin paketteihin tällä hetkellä lukeutuvat Garage Hive ja Dragon 2000 (joka on nimestään huolimatta moderni järjestelmä). Molemmat osaavat pitää kirjaa asiakaskunnasta, laskutuksesta, tulevista töistä jne., ja hyödyllisiin ominaisuuksiin kuuluu myös mahdollisuus integroida ne Autodataan. Kun mekaanikko syöttää tärkeimmät vikakoodit korjaamon hallintajärjestelmään, hän saa näytölle teknisiä tietoja, ohjeaikoja ja muita hyödyllisiä apuvälineitä.
Siirtyminen paperipohjaisesta toiminnasta korjaamon hallintajärjestelmään voi olla pelottavan iso askel. Investointi maksaa kuitenkin itsensä takaisin moninkertaisesti, ja turvallisemmalla ja paremmin organisoidulla palvelulla on helpompi voittaa myös asiakaskunnan luottamus.
