Mange verksteder – og andre typer virksomhet for den saks skyld – er fortsatt avhengige av en god dagbok i papirformat for å registrere dagens virksomhet og planlegge fremtidige hendelser.
Det er mye som kan sies om å bruke dette systemet. Den lider ikke av wifi-avbrudd, går ikke tom for strøm og den eneste «oppgraderingen» du trenger er én gang i året, og leveres vanligvis gratis av din lokale deleleverandør.
Men å stole på en manuell registrering medfører også ulemper som kan sette en ellers veldrevet virksomhet til en betydelig ulempe sammenlignet med konkurrentene.
Holde orden
Til å begynne med vil det være vanskelig å holde styr på kundens detaljer når du bare har navn, registreringsskilt og telefonnummer skrevet på en side. Å få opplysninger om hvilket arbeid som tidligere har blitt utført på et kjøretøy, eller til og med å kunne minne kunden på når deres neste service eller årlig kontroll skal ventes, kan være komplisert på grunn av at papirdagbøker er vanskelige å navigere i, og resultatet er at få verksteder som stoler på et slikt system har en forbindelse til kundene sine utover en forvirret «har vi sett denne bilen før?»-bemerkning når kjøretøyet presenteres. Som du kan forestille deg, hjelper ikke dette å styrke kundelojalitet, spesielt hvis det siste besøket ga dem en stor regning …
Deretter kan det ikke være tvil om at når det er på plass, vil systemet bidra til å forbedre verkstedets effektivitet. Selv et verkstedstyringssystem på inngangsnivå lar brukeren holde styr på delene som er bestilt og kostnadene på hvert kjøretøy. Mer avanserte systemer vil tillate brukeren å tildele jobber til individuelle teknikere og holde oversikt over inventar og arbeidsflyt. Mange kan også konfigureres til automatisk å sende tekstmeldinger til kunder for å minne dem på når neste service eller kontroll forfaller.
Overholdelse
Et annet problem å vurdere er datasikkerhet. Programvare for verkstedadministrasjon gir sikrere datalagring enn en papirdagbok. Du kan begrense tilgangen til sensitive opplysninger, for eksempel kundedetaljer eller økonomiske opplysninger, og sikre at bare autoriserte brukere kan vise eller redigere denne informasjonen. I kontrast kan en papirdagbok lett gi tilgang til alle som har fysisk tilgang til den. Det er også spørsmålet om hva som kan skje med selve dagboken. Selv om det er tilfelle at en bok aldri vil gå tom for batteri, er det et enormt problem om den på en eller annen måte mistes, stjeles eller ødelegges. Derimot kan en datamaskin sikkerhetskopieres raskt og ofte automatisk, så selv om det er et problem med den fysiske maskinvaren, kan virksomheten være oppe og gå igjen veldig raskt.
Det finnes ulike systemer tilgjengelig, og det vil avhenge av behovene til virksomheten din hvilken som passer best for deg. To av de mest populære pakkene på markedet for øyeblikket er Garage Hive og Dragon 2000 (som til tross for navnet fortsatt er et veldig aktuelt system). Begge holder styr på kunder, fakturaer og kommende jobber etc., og begge har mulighet til å integrere med Autodata, noe som er svært nyttig. Teknikere taster ganske enkelt feilkoder inn i programvaren for verkstedadministrasjon for å få tilgang til teknisk informasjon, reparasjonstider og mer.
Å sette opp en programvare for verkstedadministrasjon for en eksisterende virksomhet som ikke har en, vil føles skremmende. Men tilbakebetalingen ved å ha en sikrere, bedre organisert virksomhet med kunder som er mer sannsynlig å komme tilbake vil alltid gjøre det verdt å gjøre det.
