Wiele warsztatów i innych firm nadal polega na starym dobrym dzienniku w formacie A4 do zarządzania codziennymi zadaniami i planowania przyszłych wydarzeń.
O takim systemie pracy można wiele powiedzieć. Nie ma problemów z przerwami w dostępie do Wi-Fi, nie ulega awariom, potrzebuje „aktualizacji” tylko raz w roku i zazwyczaj jest dostarczany bezpłatnie przez lokalnego dostawcę części.
Jednak poleganie na ręcznym zapisywaniu ma również wady, które mogą postawić dobrze zarządzaną firmę w sytuacji niekorzystnej w porównaniu do konkurencji.
Bycie na bieżąco
Po pierwsze, trudno jest śledzić dane klienta, gdy masz do dyspozycji tylko imię i nazwisko, numer rejestracyjny i numer telefonu zapisane na karce papieru. Posiadanie danych na temat tego, jakie prace zostały wcześniej wykonane, a nawet możliwość przypomnienia klientowi o kolejnym serwisie lub przeglądzie może być skomplikowane, ponieważ papierowe dzienniki są trudne w nawigacji. W rezultacie niewiele warsztatów polegających na takim systemie ma z klientami relację wykraczającą poza uwagę typu „skąd ja znam ten pojazd”. Jak można sobie wyobrazić, nie zwiększa to lojalności klientów, zwłaszcza jeśli podczas ostatniej wizyty mieli do zapłaty duży rachunek…
Po drugie, nie ma wątpliwości, że po wdrożeniu system może zwiększyć wydajność garażu. Nawet podstawowy GMS pozwala śledzić zamówione części i koszty dla każdego pojazdu. Bardziej zaawansowane systemy umożliwiają przydzielanie zadań poszczególnym technikom i śledzenie zapasów oraz procesów pracy. Wiele systemów można ustawić tak, aby automatycznie wysyłały wiadomości do klientów, przypominając o nadchodzącym serwisie lub kontroli.
Zgodność z przepisami
Kolejną kwestią do rozważenia jest bezpieczeństwo danych. Oprogramowanie do zarządzania warsztatem zapewnia bezpieczniejsze przechowywanie danych niż papierowy dziennik. Można ograniczyć dostęp do poufnych informacji, np. danych klienta lub finansowych, i upewnić się, że tylko upoważnieni użytkownicy mogą je wyświetlać i edytować. Natomiast do dziennika papierowego mogą uzyskać dostęp dosłownie wszyscy. Istnieje także kwestia tego, co może się z nim stać. To prawda, że dziennikowi nigdy nie rozładuje się akumulator, ale jeśli zostanie zgubiony, skradziony lub zniszczony, powstaje ogromny problem. W przypadku komputera można wykonać bezpieczną kopię zapasową, często również automatycznie, więc nawet jeśli wystąpi problem ze sprzętem, firma może wznowić pracę bardzo szybko.
Dostępne są różne systemy, a wybór właściwego zależy od Twoich potrzeb. Obecnie najpopularniejsze pakiety na rynku to Garage Hive i Dragon 2000 (który, mimo nazwy, nadal jest bardzo aktualnym systemem). Oba śledzą klientów, faktury, nadchodzące zadania itp. Oba posiadają opcję integracji z Autodata. Technicy po prostu wpisują kody usterek do programu GMS, aby uzyskać dostęp do danych technicznych, czasów napraw i tak dalej.
Konfiguracja systemu GMS dla istniejącej firmy nie musi być trudnym zadaniem. Jednak zwrot z posiadania bezpieczniejszego, lepiej zorganizowanego biznesu, do którego klienci będą wracać, zawsze jest wart wysiłku.